Саме стійка Ресепшн (Ресепшин), що вперше зустрічає відвідувачів офісу будь-якої серйозної організації, має величезне значення. Вибір матеріалу, форми та місця розташування цього елемента вирішує про комфорт та зручність не тільки для працівників рецепції, а й для всіх, хто завітає в офіс.
Важливість стійки ресепшн у будь-якому бізнесі неможливо переоцінити. Цей елемент приймає клієнтів у офісах, спортивних центрах, салонах краси, медичних установах, готелях та банках. Іноді саме від зовнішнього вигляду ресепшн та зручності спілкування з адміністратором залежить, чи прийме клієнт рішення скористатися вашими послугами.
Ресепшн: обличчя вашої фірми
Незважаючи на те, що ресепшн використовується практично в будь-якому бізнесі, далеко не кожен розуміє важливість цього обстановки. Допомогти оцінити стійку адміністратора можуть задачі ресепшн, а вони наступні:
- Створення враження. Стійка адміністратора – це предмет, який відвідувач бачить насамперед. Тому він має бути не лише функціональним, а й презентабельним, а також підтримувати загальний корпоративний стиль;
- Розмежування приймальні. За допомогою стійки приміщення зонується, і з’являються два простори: робоча область та місце для очікування. Завдяки цьому адміністратор може виконувати свої обов’язки, навіть якщо в приміщенні знаходяться клієнти, які чекають на інших фахівців;
- Організація робочого місця адміністратора. Цей співробітник зазвичай як приймає клієнтів, а й здійснює дзвінки, підтверджує зустрічі, працює з документами;
- Орієнтування відвідувачів. Завдяки ресепшну клієнт, який вперше потрапив у ваш офіс, чітко знає, куди йти і в якого співробітника можна отримати первинну консультацію.
Завданнями визначається і функціональність ресепшну. Зазвичай стійка складається з двох модулів: робочого столу адміністратора (частково ховається від погляду відвідувача) та ярусу для взаємодії з клієнтом. Але деякі моделі комплектуються не лише додатковими полицями, а й навіть секціями для очікування або м’якими меблями.
Класифікація за формою
В основному стійки адміністратора класифікують формою. Найбільш популярними є ресепшні:
- Прямокутні. Нерідко доповнюються мобільними модулями, що розширюють їхню функціональність. Прості, недорогі, нудні, але вважаються класичним рішенням;
- Овальні або круглі (радіусні). Ідеальні для великих холів. Вони створюють умовно закриту робочу зону в центрі приміщення, залишаючи клієнтам вільний доступ до вікон чи дверей. Недолік того, що такий ресепшн не забезпечує достатнього захисту для місця адміністратора: комп’ютер може переглядатися зі спини. Це не дуже зручно для співробітника, а під час роботи з конфіденційними даними навіть небезпечно. Проте вони дозволяють працювати з великою кількістю клієнтів одночасно;
- Кутові. Добре підходять для порівняно невеликих приміщень, які не можна розділити на дві частини прямокутною стійкою (наприклад, заважають двері);
- П-подібні. Підходять для великих офісів. Їм зазвичай надається перевага, якщо необхідно розмістити кілька співробітників;
- Нестандартної форми. Хоча такі моделі доводиться розробляти за індивідуальним проектом, вони трапляються досить часто, оскільки дозволяють на 100% задовольнити всі запити конкретного бізнесу.
Вибір форми стійки залежить в основному від того, наскільки велике у вас приміщення і скільки людей має працювати на ресепшн. Також не забувайте про стільницю. Якщо на ній заповнюватимуться бланки, необхідно подбати про додаткове освітлення. Ширина стільниці для комфортного листа має бути не менше 30 см. Комфортна для клієнта висота починається від 107 см.
Класифікація за матеріалом виготовлення
Ресепшн може виготовлятися з різних матеріалів. Від них залежить не лише зовнішній вигляд виробу, а й принципи догляду. Найчастіше основа (вертикальні стійки) виготовляються з дерева, тому що такі каркаси просто збирати. На них кладеться стільниця з будь-якого матеріалу: як із того ж дерева, так і з каменю, скла, пластику.
Нерідко клієнти віддають перевагу і повністю кам’яним моделям. Все залежить від вашого бажання та особливостей бізнесу. У деяких випадках просто необхідно віддати перевагу ресепшну з цільного каменю або скла.
Вимоги до хорошої стійки ресепшн
Незалежно від специфіки компанії та її бюджету є вимоги, які необхідно враховувати при виборі будь-якої стійки. Ресепшн обов’язково повинен мати наступні характеристики:
- Презентабельність та сучасний стиль. Ресепшн є обличчям бізнесу, тому за його станом та якістю судять по всій компанії;
- Оформлення в корпоративних кольорах та/або наявність логотипів компанії. В ідеалі стійка має бути виготовлена спеціально для вашої компанії та виглядати так, щоб не виникало жодних сумнівів: це саме ваш ресепшн;
- Доречність. Стійка має враховувати сучасні модні тенденції, але не вибиватися із загального оформлення офісу. Не можна купувати ресепшн, який виглядає надто дорого чи надто дешево на тлі решти дизайну приміщення. Але при цьому стійка, яка виглядає трохи дорожче, ніж інші предмети довкола, створить сприятливе враження;
- Зручність. Стійка адміністратора – це робоче місце, де ваш співробітник проводитиме практично весь восьмигодинний робочий день. Необхідно, щоб на столі містилася вся техніка, було виділено місце для паперів та документів, а також залишався вільний простір для маневру. Не забувайте і про верхню площину стійки: там йтиме взаємодія з клієнтом і вона теж повинна бути комфортною, причому для обох сторін;
- Функціональність. Сучасні стійки адміністратора можуть виконувати відразу безліч функцій і оснащуватися м’якими меблями, полицями, підсвічуванням, кабель-каналами, ящиками, секціями для гостей і т.д. При виборі керуйтеся вашими потребами. Чим менше приміщення, тим функціональніше має бути стійка.
Це основні моменти, які варто враховувати. Але є безліч тонкощів, актуальних для конкретного бізнесу. Їх краще обговорювати безпосередньо під час замовлення. Досвідчений менеджер легко порадить вам набір модулів чи опцій для ідеальної стійки.
Який ресепшн підійде для вашого бізнесу?
При покупці ресепшн діє одне правило: варіант на замовлення завжди буде кращим, ніж покупка готового виробу. Індивідуальний проект дозволить вибрати оптимальний розмір, відразу ж брендувати стійку, виділити необхідні адміністратору простору: для техніки, для документів, для особистих речей і т.д.
Незалежно від того, чи ви надали перевагу моделі на замовлення або вибір готового виробу, обов’язково звертайте увагу на те, які вимоги пред’являються до ресепшн у різних компаніях.
Стійка ресепшн для великої компанії
При покупці стійки адміністратора для великої або відомої компанії необхідно надати максимальну увагу її зовнішньому вигляду. Можна частково пожертвувати функціональністю (але не на шкоду клієнтів або адміністратора), але в межах розумного. Однак неприпустимо знижувати рівень презентабельності. Навіть мінімальні недоліки можуть викликати сумніви у клієнтів стосовно якості вашої компанії, незважаючи на загально прийняте уявлення.
Для великих фірм рекомендується замовляти стійки, а в ідеалі, створювати приймальню з усіма елементами, щоб жоден з них не пошкодив репутацію. Обов’язково використовується брендування. Термін експлуатації стійки залежить від її зовнішнього вигляду: якщо достатньо оновити стільницю для збереження вигляду, можна утриматись від покупки нового виробу, але якщо всі елементи мають ознаки зношування, настав час придбати повністю нову ресепшн. Крім того, необхідно враховувати модні тенденції. Дизайн, який застарів десять років тому, створює негативне враження.
Стійка ресепшн економ-класу
Компанія середнього класу не вимагає стійок з використанням дорогих матеріалів. Навпаки, ресепшн зі складних порід каменю або розкішного дерева може бути сприйнятий з підозрою, а оточуючі можуть вважати такий витратницький підхід антиекономічним та небажаним для майбутнього фірми. Тому вибір ресепшн повинен відповідати можливостям компанії: якщо ваші обороти невеликі, розумно віддати перевагу надійній, але доступній моделі, яка при цьому має привабливий зовнішній вигляд і гармонійно вписується у загальний дизайн офісу.
Хоча зовнішній вигляд є вторинним фактором, важливо забезпечити функціональність ресепшн. Адміністратор проводить за ним багато часу протягом дня, і комфортні умови сприяють його продуктивності і настрою. Позитивний настрій співробітника допомагає йому взаємодіяти з клієнтами зі щирою увагою, що, в свою чергу, підвищує престиж вашої компанії.
Спеціалізовані стійки ресепшн
Якщо у вас є спеціалізована компанія, то при виборі ресепшн найважливішим аспектом є його функціональність. Наприклад, у салоні краси або спортивному клубі на стійці адміністратора розміщуються різноманітні матеріали для клієнтів, такі як буклети, розклади, цінові пропозиції, яких може бути значно більше, ніж у звичайному офісі. Ці матеріали повинні бути чітко видимі та зручно розташовані. Також необхідно забезпечити простір для клієнта, де він може зручно ознайомитися з усією документацією. Це лише один яскравий приклад специфічних вимог, які можуть існувати.
Найкращим варіантом буде замовити ресепшн, спеціально розроблений для ваших потреб, оскільки це підвищить ефективність роботи співробітників. Щоб зрозуміти, яка саме функціональність необхідна для стійки, складіть список завдань, які будуть виконуватися на цьому робочому місці. Під час замовлення обговоріть ці вимоги з менеджером, щоб він міг запропонувати найбільш зручне та відповідне рішення.
Висновок
Отже, вибір правильної стійки ресепшн для вашої компанії має велике значення. Незалежно від розміру та спеціалізації вашого бізнесу, функціональність та привабливий зовнішній вигляд стійки є важливими факторами. Ураховуючи специфічні потреби вашої компанії та розглядаючи вимоги клієнтів, ви можете замовити стійку, яка ідеально підійде для вашого робочого оточення.
Не забувайте про комфорт та продуктивність адміністраторів, оскільки їх настрій і задоволеність своєю роботою впливають на загальний імідж компанії та взаємодію з клієнтами. Важливо бути уважним до деталей та розробити рішення, що відповідає вашим потребам і створює позитивне враження про вашу фірму.